Accordo sul trattamento dei dati
Nomina di RACE a responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR. Fa parte dei Termini di servizio e si considera accettato con l'attivazione di RACE.
In breve: i dati dei clienti e del personale del ristorante appartengono al ristorante. RACE li usa solo per far funzionare il gestionale, secondo le istruzioni del ristorante, li protegge, non li vende e li cancella alla fine del rapporto.
1. Le parti
Titolare del trattamento: il Cliente, cioè l'impresa che usa RACE per il proprio locale.
Responsabile del trattamento: [DA COMPILARE: Ragione sociale] [DA COMPILARE: Forma (es. S.r.l., ditta individuale)], P.IVA [DA COMPILARE: Partita IVA], sede [DA COMPILARE: Sede legale (via, CAP, città)], contatto privacy [DA COMPILARE: Email per privacy e contatti] ("RACE").
2. Cosa tratta RACE per conto del Cliente
| Persone | Dati | Per cosa |
|---|---|---|
| Clienti del locale | Ordini dal QR e dal cameriere, tavolo e orari; per le prenotazioni: nome, telefono, email, numero di persone, note (anche su allergie se le scrive il cliente); recensioni, voti e foto caricate; domande al Consigliere; richieste di conto e pagamenti | Ordinare, prenotare, pagare, lasciare una recensione |
| Personale del locale | Nome, email, ruolo e permessi, turni, timbrature di entrata e uscita, azioni fatte nel gestionale | Organizzare il lavoro, gestire gli accessi, registro delle modifiche |
| Fornitori del locale | Nome e contatti del fornitore, ordini di magazzino | Gestione del magazzino |
RACE non chiede dati particolari (per esempio sulla salute). Se il cliente scrive spontaneamente un'allergia nelle note di una prenotazione, il dato serve solo al locale per servirlo in sicurezza.
3. Durata
Per tutta la durata del contratto. Alla fine, RACE restituisce i dati su richiesta entro 30 giorni e li cancella entro 90 giorni, salvo quelli che deve conservare per legge. Le copie di sicurezza si cancellano da sole al loro normale ciclo di rotazione.
4. Impegni di RACE
- Tratta i dati solo per fornire il servizio e secondo le istruzioni del Cliente, che sono quelle date dall'uso del gestionale e da questo accordo.
- Fa accedere ai dati solo persone autorizzate e tenute alla riservatezza.
- Adotta misure di sicurezza adeguate (art. 32 GDPR), tra cui: connessioni cifrate; server e database in Unione Europea; password non leggibili; segreti cifrati nel database; verifica in due passaggi per il personale RACE; blocco dopo tentativi sbagliati; separazione dei dati tra un locale e l'altro; copie di sicurezza; accessi del personale RACE al gestionale limitati nel tempo e registrati con il motivo, visibili al Cliente.
- Aiuta il Cliente a rispondere alle richieste delle persone (accesso, cancellazione, ecc.) e negli adempimenti di sicurezza e valutazione d'impatto, per quanto di competenza.
- Avvisa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, di una violazione dei dati che lo riguarda, con le informazioni disponibili.
- Mette a disposizione le informazioni utili a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche ragionevoli, con preavviso e a spese del Cliente.
- Non usa i dati dei clienti del locale per il proprio marketing e non li vende.
5. Sub-responsabili
Il Cliente autorizza RACE a usare i seguenti fornitori, vincolati agli stessi obblighi di protezione:
| Fornitore | Per cosa | Dove |
|---|---|---|
| Render Services, Inc. | Server che fanno funzionare RACE (hosting) | Unione Europea (Francoforte, Germania) |
| Neon, Inc. (Databricks) | Database dei dati di RACE | Unione Europea (Francoforte, Germania) |
| Cloudflare, Inc. | Archivio foto e loghi, dominio e protezione del sito | Unione Europea per l'archivio; rete mondiale per la protezione |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Invio delle email automatiche | Unione Europea (Francia) |
| Anthropic, PBC | Funzioni di intelligenza artificiale (assistenza, Consigliere, traduzioni), solo se usate | Stati Uniti |
| Google LLC | Caratteri tipografici delle pagine (Google Fonts) | Stati Uniti |
I trasferimenti verso gli Stati Uniti sono protetti dal Data Privacy Framework UE-USA o dalle Clausole Contrattuali Standard. Le funzioni di intelligenza artificiale ricevono solo i dati necessari alla singola richiesta. RACE avvisa il Cliente almeno 30 giorni prima di aggiungere o cambiare un sub-responsabile; il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli e, se non si trova una soluzione, disdire senza penali.
6. Statistiche anonime (Osservatorio RACE)
RACE può ricavare dai dati d'uso statistiche anonime e aggregate (per esempio i piatti più ordinati in una zona, il tempo medio al tavolo), mostrate solo se riguardano almeno 3 locali e senza alcun dato che permetta di riconoscere una persona o il singolo locale. Una volta anonime non sono più dati personali e RACE può usarle anche per ricerche di mercato. Il Cliente può chiedere in qualsiasi momento di essere escluso: da quel momento i suoi dati non vengono più conteggiati.
7. Impegni del Cliente
- Informa i propri clienti e dipendenti (RACE fornisce un modello di informativa e una pagina già pronta per ogni locale).
- Inserisce in RACE solo dati trattati lecitamente e gestisce con cura gli accessi del proprio personale.